Про бюрократию, дохлых мышей, инвентаризадницу и админскую магию
Внезапно вспомнился период мой работы в конторе под названием КЭС-Прикамье, это было примерно лет десять тому назад и это была одна из самых бюрократических контор, которые мне удалось повидать в своей жизни. Одним из самых ярких примеров бюрократии была процедура заказа оборудования. Например, у Ивана Ивановича на рабочем месте сдохла компьютерная мышь. Далее начинается целый процесс, в который вовлечено множество людей и который влечёт за собой километры, набеганные по коридору.
Цена мыши, скажем, 150 рублей. Для того, чтобы заказать новую мышь, нужно было оформить "паспорт сделки" - документ из четырёх листов, в который вносятся коммерческие предложения трёх фирм, поставляющих оборудование, с которыми у нас подписан договор о сотрудничестве. То есть, мне нужно написать или позвонить в эти фирмы, найти у них одну и ту же модель мыши, запросить коммерческое предложение, приложить к документу, в документ внести все их реквизиты, приложить копии договоров о сотрудничестве, написать обоснование закупки в стиле "У Ивана Ивановича вышла из строя мышь, требуется замена.". Далее необходимо собрать 8 подписей. В числе прочего - начальник ИТ отдела, начальник экономического отдела, начальник финансового отдела, начальник отдела безопасности... Одним словом - начальники всех отделов. Если кто-то из них не дай бог в отпуске, нужно поставить подпись И.О. начальника отдела, после чего приложить к этой стопке бумаг ещё и документ, подтверждающий то, что данный сотрудник является И.О. начальника отдела на период его отсутствия. Нужно сказать, что даже если начальник отдела не находится в отпуске, то он запросто может отсутствовать на рабочем месте по другим причинам, вплоть до причины "я начальник". И вот, 8 заветных подписей собраны, теперь можно... Отнести эту стопку секретарю, чтобы она по факсу (да, по факсу, мать вашу и никак иначе!) отправила эти документы в Москву в РКС, где их обязаны рассмотреть в двухнедельный срок. Я прямо представляю, как собирается совещание из десятка господ в дорогих костюмах, которые с важными лицами решают - а действительно ли Ивану Ивановичу в Перми нужна мышь на рабочем месте. При благоприятном исходе на их копии документов ставится подпись, после чего они по факсу (снова, вашу мать!) отправляются к нам обратно, где эти документы передают мне. Затем я несу их секретарю, которая передаёт их на подпись гендиректору (что может занять ещё до одного-двух рабочих дней в зависимости от занятости директора), после чего бумаги возвращаются мне, я иду в финансовый отдел, где мне дают отмашку и я наконец-то запрашиваю счёт на оплату несчастной мышки.
Как нетрудно догадаться, цены в компьютерных магазинах привязаны к курсу доллара, который никто гвоздями к стене не прибивал. И к моменту, когда я через полмесяца связываюсь с фирмой поставщиком и прошу выставить счёт на злополучную мышь, возможны три варианта:
- Самый чудесный - мышь есть в наличии и её цена не изменилась.
- Более реальный - мышь есть в наличии, но вместо 150 рублей стОит уже 160.
- Данные мыши закончились.
В первом случае я получаю счёт, его оплачивают в течение трёх рабочих дней и Иван Иванович получает свою несчастную мышь. Во втором - если разница в цене отличается менее, чем на N процентов, я пишу комментарий к закупке по особой форме - мол, цена изменилась. Прикладываю к прежнему перечню документов и иду на поклон в экономический и финотделы, где получаю ещё две подписи, после чего счёт оплачивают. Если же цена отличается более, чем на N процентов, то... Правильно! Возвращаемся на исходную позицию и оформляем паспорт сделки. В третьем случае происходит то же самое - начинаем оформлять паспорт сделки.
Все эти бумаги потом куда-то подшиваются, папки складываются в коробки от принтерной бумаги, а коробки - в специальное помещение вроде кладовки размером с небольшую кухоньку. Феерично!
Сотрудники на чём только не работали, носили с собой на работу свои ноутбуки, мышей, клавиатуры. Самое интересное, что пронести внутрь можно что угодно, а вот на вынос всего, что на себе не спрячешь (например, собственный ноутбук), необходимо выписать специальное разрешение, которое должен подписать начальник или зам. начальника отдела безопасности.
Становится интересно - в больших конторах действительно нельзя как-то упростить все эти процессы?
И надо сказать, что это ещё не самые страшные процессы. В той организации я отвечал за работу примерно сотни рабочих станций, четырёх стоек серверов, атс, коммутационного активного оборудования и чего ещё только не. Ко всему можно в принципе привыкнуть, но раз в полгода нас настигало страшное слово "инвентаризадница". Суть её заключается в следующем: есть примерно 100 человек, у каждого из которых на рабочем месте существует:
- Системный блок
- Монитор
- Клавиатура
- Мышь
- Принтер (примерно у пятой части сотрудников)
- Телефонный аппарат
Для каждого из этих устройств нужно занести в табличку:
- Тип устройства
- Наименование фирмы-производителя
- Наименование модели
- Серийный номер
И снова в эфире моя любимая рубрика "в гостях у калькулятора". Путём нехитрых вычислений, получаем: ((100 * 6) + (100/5)) * 4 = 2480 записей. И это не считая четырёх упомянутых серверных стоек железа и прочей мелочи. Пусть будет 2500 для ровного счёта. На всю эту операцию даётся ровно один день. Делим количество записей на восемь рабочих часов минус обед, делим на 60 минут и получаем:
2500/7*60 = 5.96
То есть, за одну минуту нужно проверить/добавить/переписать 6 записей, без учёта того, что нужно ещё как-то перемещаться в пространстве. И да, смартфонов тогда не было. Хорошо, когда соответствующие списки уже есть и нужно их лишь актуализировать, но когда я пришёл на ту работу, списков таких не было. Мой начальник вздохнул, взял блокнот, ручку и пошёл переписывать, потому что одному мне не успеть. Переписывать. Ручкой. Пусть половину, пусть 1250 записей, но серийные номера бывают страшными. Например: CX636026WWM - вполне себе типичный серийный номер. А потом нужно дома забить всю эту архиважную информацию в экселевскую табличку (это ещё несколько часов крайне "приятной" работы). Никаких QR-кодов, никаких сканеров - выкручивайся как хочешь.
Я тогда взял телефон и начал снимать рабочее место и все устройства в разных ракурсах со всеми их серийными номерами, моделями и прочим. Потом сидел на рабочем месте и вбивал результаты в табличку. Кое-что автоматизировал с помощью автозамены, но тем не менее дело шло туго. На очередной фотографии вижу днище (простите, другого слова у меня для этого нет) мыши, видимо, когда-то проехавшее по разлитому кофе и теперь покрытое какой-то грязью, налипшими крошками, волосами, тополиным пухом... Гадость редкостная. Беру телефонную трубку, набираю внутренний номер сотрудника, находящегося на том рабочем месте, мышь с которого я в этот момент осматриваю. Надо сказать, что пока я фотографировал всё в этом кабинете, сотрудники были на обеде. Трубку поднимают и между нами происходит следующий диалог:
- Сергей?
- Да, это я. А кто спрашивает? // очевидно, он меня тогда не узнал по голосу
- Нет времени объяснять. Положи правую руку на мышь... Положил?
- Да... // голос Сергея становится несколько офигевшим
- Подними её и переверни.
- Перевернул... // голос становится совсем офигевшим
- Шерсть видишь?
- Вижу.
- Убери её!
- Убрал... // тут уже слышно полное недоумение
- Скажи три последних цифры в нижней строке!
- 274!
- Спасибо! // в этот момент я уже собирался положить трубку
- Женя, это ты что ли???
- Я.
- А как ты меня видишь???
- Админская магия! // кладу трубку